业务流程再造

业务流程再造在西方的实践

 

业务流程再造在西方取得了很大的效果，现举美国福特汽车公司物资采购的付款流程作为例子来加以说明。

 

１.改革前的付款流程

福特公司在改革以前的付款流程如下图所示：

 

图１０－１福特公司改革前付款业务流程图

 

如上图所示：

①四个主要部门

四个主要部门采购部、物料部、付账部和供应商。其中采购部、物料部、付账部是福特公司的内部部门，供应商则是外部部门。

②三票相符

●所谓三票即采购部的采购单副本、物料部的收料单和供应商的发票。

●付账部根据这三票互相核对，三票完全相符，然后付款。如果三票不符则进行调查。

●付账部要求三票相符，实际上是由付账部对内部的采购部、物料部和外部的供应商进行有效的监督。

③改革的原因

三票相符虽然监督有力，但人员众多，效率低下。付账部员工达５００人。８０年代后期，日本汽车公司崛起，并与美国汽车公司形成了激烈竞争。福特公司通过考察发现，日本尼桑汽车公司的付账部仅有２０个人，人员少但效率高。福特公司因此决心改革。

 

２.第一次改革

福特公司对付款流程进行了第一次改革，其流程如下图所示：

 

图１０－２第一次改革付款业务流程图

 

如上图所示：

①流程改革

●发货和发票相结合，由供应商把发票和货物一起送达物料部。物料部可以方便地进行核对。

●割断采购部和供应商的直接联系，由付账部参与制约。

②改革效果

●三票相符变为两票相符，即采购部的采购计划和物料部的收料单两票相符。票据不符的情况减少，调查工作量也随之减少。

●付账部人员由５００人减少到１２５人，人员减少，效率提高。

③试探性改革

第一次改革只是试探性改革，仍然通过付账部进行监督和事后调查，整个流程没有进行根本性转变，因此必须进行第二次改革。

 

３.第二次改革

福特公司对付款流程进行了第二次改革，其流程如下图所示：

 

图１０－３第二次改革付款业务流程图

 

如上图所示：

①实质性改革

●改事后监督为现场及时监督。由物料部在收货的同时及时进行核对监督。

●付账部没有核对工序和监督任务，只成为单纯的业务部门。其工作仅包括两个方面：一是分解采购计划，二是付款。

●付账部的员工由１２５人降到了２０人。

②加强对物料部的监督

由于监督部门由付账部改为物料部，物料部进行现场的核对工作，所以必须对物料部本身加强监督。其措施包括：

●加强现场监督。

●由上级派遣人员，对物料部进行流动监督。

 

４.第三次改革

福特公司对付款流程进行了第三次改革，其流程如下图所示：

 

图１０－４第三次改革付款业务流程图

 

如上图所示：

①管理的技术革命

●设立共用数据库。相对于第二次改革，这次改革的流程和作用不变，但增设了共用数据库。